Quantcast Preparing PS Form 3294 for Flexible Credit Accounts

Click Here to
Order this information in Print

Click Here to
Order this information on CD-ROM

Click Here to
Download this information in PDF Format

 

Click here to make tpub.com your Home Page

Page Title: 14317_362
Back | Up | Next

Click here for a printable version

Google


Web
www.tpub.com

Home

   
Information Categories
.... Administration
Advancement
Aerographer
Automotive
Aviation
Combat
Construction
Diving
Draftsman
Engineering
Electronics
Food and Cooking
Math
Medical
Music
Nuclear Fundamentals
Photography
Religion
USMC
   
Products
  Educational CD-ROM's
Printed Manuals
Downloadable Books

   


 

Share on Google+Share on FacebookShare on LinkedInShare on TwitterShare on DiggShare on Stumble Upon
Back
Auditing Stamp Vending Machiens (SVM)
Up
Postal Clerk - Military guide to working in a post office
Next
Figure 14-4.—An example of a completed PS Form 3293 (Front).
booklets are criss-crossed to avoid having an extra stamp booklet dispensed in error. To process shortages to Postmaster, San Francisco, NPFO San Diego will complete the following: ·   Report   shortages   of   up   to   $49.99   in   the disbursement section of PS Form 1412-B using AIC 621, Vending Machine Shortage.  This will be  added  into  the  cash  remitted  and  reduces accountability. ·   Submit  a  letter  of  explanation  for  the  shortage submitted by the COPE. ·   Submit  any  foreign  coins  for  refund  to  the Postmaster, San Francisco. ·   Request refunds for shortages of $50 or more in the  disbursement  section  of  PS  Form  1412-B using AIC 761, Vending Machine Shortages.  A letter of explanation will be attached to the PS Form 1412-B. For  post  offices  with  Flexible  Credit  accounts using   UNISYS   III   computers,   the   following procedures apply: ·   Accountability of the Vending Machine must be assigned to a Clerk’s Disk. –  If  an  overage  exists,  the  Clerk’s  Disk  for vending  machine  is  used  and  the  amount  of the  overage  recorded  in  AIC  175,  Vending Machine  Overage.   The  IRT  will  record  the total cash required in AIC 752. This will bring the  vending  machine  account  back  into balance,   and   no   further   adjustment   is necessary. The  Clerk’s  Disk  for  vending machine is consolidated along with all other clerk disks during the normal daily close out. –  If a shortage of $20 or less exists the Clerk’s Disk  for  vending  machine  is  used,  and  the amount of the shortage recorded in AIC 621 (shortages less than $20).  The amount of the shortage  is  then  entered  in  AIC  096  Stamp Vending  Sales.   This  will  bring  the  vending machine  account  back  in  balance  and  no further adjustment is necessary. –  If  the  shortage  is  over  $20,  the  shortage  is recorded on the Clerk’s Disk in AIC 767.  AIC 767 will automatically record an increase to postage  sales,  which  will  bring  the  vending machine  accountability  back  into  balance. This will generate a FAM.  To clear the FAM there are two options: · Option  1  -  If  the  clerk  is  held  financially responsible for the shortage, the money paid by the  clerk  is  recorded  in  AIC  367  on  the  any clerk disk.  Recording the payment on a clerk’s disk will generate a receipt for the employee. · Option 2 - If the clerk is not held financially responsible for the shortage, the COPE must submit in writing a request for a “Claim for Loss”  to  USPS  Accounting  Services.    The request  must  include  a  statement  from  the clerk as to why he or she should not be held liable for the loss, a statement from the COPE attesting  that  the  clerk  performed  his  or  her duties properly and a copy of the count sheet. Reasons that are acceptable are theft from the machine that the clerk had no control over, a malfunction,  i.e.,  jackpotting,  or  excessive customer  claims.   Claims  for  Loss  (refer  to USPS HBK F-1 section 84). PREPARING PS FORM 3294 FOR FLEXIBLE CREDIT ACCOUNTS When conducting a flexible credit audit, the auditor completes PS Form 3294, Cash and Stamp Stock Count and  Summary  (see  figures  14-6  through  14-9). A separate  PS  Form  3294  will  be  completed  for  each account audited.  Complete PS Form 3294 as follows: Heading Step  1.   Type  of  Accountability:   (MPC’s  will  check Stamp Credit and COPE’s and PFO’s will check Main or Reserve Stock). Step 2.  Name of Employee, Clerk ID No., Unit Name, Unit ID No., and Date of Examination. Cash and Cash Items on Hand Step 1.   Count each type of currency ($100, $50, etc.) and enter the number in the quantity column.  Multiply the quantities by the denominations and enter the results in the amount column.   Total the amount column and enter the result in line 26, total cash. Step 2.  Enter the total amount of government checks to line 28, paid money orders to line 29, travelers checks to line 30, and credit/debit/PPC card receipts to line 31. Step  3.   Total  lines  27  through  32  and  enter  the result to line 33, Total Cash and Cash Items on Hand and  place  in  line  1,  column  II,  Total  Cash  and  Cash Items on Hand. 14-10

Privacy Statement - Press Release - Copyright Information. - Contact Us - Support Integrated Publishing

Integrated Publishing, Inc.