Quantcast Registered Outside Pieces

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Figure 7-8.—An example of a PS Form 3854.
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Postal Clerk - Military guide to working in a post office
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Figure 7-11.—An example of proper closure and securing of a registered pouch.
the bill properly completed, you are ready to place the articles in the pouch.  Pouching is accomplished by: ·   Tying the registered articles in bundles as listed on PS Form 3854. ·   Placing the original inside manifold dispatch bill under the top piece of the bundle. If there is more than  one  bundle,  place  the  separate  manifold dispatch bills under the top piece of each bundle. Each  bundle  should  remain  in  the  sequential order you used on the manifold bill.   If articles cannot be tied into a bundle, put the original bill in an EP-9 (Registry Jacket Envelope) and place it inside the pouch with the articles.  See figure 7-9.  Retain the duplicate inside bill in the MPO files. ·   Closing and securing the pouch in the presence of  the  witness  using  a  numbered  tin  band  seal (USPS Item No. 817-C).  See figure 7-10. Method of Sealing Place the numbered seal on the pouch (see figure 7-11) in the following manner: Preparing the Slide Label Pouches should be labeled (see figure 7-12) to the off-load  destination,  unless  sufficient  volume  of registered mail is available to make up a direct pouch. The   first   line   of   the   label   should   indicate   the destination. The  second  line  should  show  the endorsement REGISTERED and the weight listed in kilograms.   The  third  line  should  show  the  office  of origin,  which  is  the  MPO  preparing  the  pouch  for dispatch.   For  ships,  this  is  the  ship’s  name  and  hull number; i.e., USS THE SULLIVANS (DDG-68).  For shore installations, this is the dispatching command’s FPO  number;  i.e.,  FPO  AP  96522.    The  slide  label should be dated on the reverse side with the APDS and initialed by the registry clerk closing the pouch. REGISTERED OUTSIDE PIECES Normally,  registered  articles  dispatched  from  a military post office are enclosed in a pouch and secured with a numbered seal, except when impossible because of size or shape.  If an article cannot be enclosed in a pouch, treat it as an outside piece. DISPATCHING MAIL DIRECTLY TO U.S. COMMERCIAL AND MILITARY AIR CARRIERS You are now ready to affix the proper airport-coded tags and/or labels to each individual registered pouch or  outside  piece. These  tags  and  labels  provide information  to  the  air  carrier  on  the  method  for handling and routing the pouch or outside piece from the time of acceptance to arrival at the airport of final destination.  You must exercise caution in the selection and  preparation  of  these  tags  and  labels  to  prevent misrouting by the air carrier.  PS Tag 135-E (see figure 7-13) should be affixed to each pouch, and PS Label 136-E  (see  figure  7-14)  should  be  affixed  to  each outside piece.  When affixing PS Label 136-E, be sure not to conceal any portion of the registry number.  The tags/labels should be serially numbered to identify the total  number  of  articles  dispatched  to  the  off-load destination (for example: 1 of 6, 2 of 6, and so forth). Specific  guidelines  for  the  use  and  completion  of airport-coded  tags  and  labels  for  registered  mail  are found  in  the  USPS  Handbook  T-7  and  should  be followed. The  dispatching  activity  should  also  record  the seal number of each pouch and the registered number of each outside piece on PS Form 3854.  This is called an  outside  bill  (see  figure  7-15). The  outside  bill should  be  completed  in  triplicate,  showing  office  of origin, as well as office of destination.  In addition, the letter  “O”  should  precede  the  registered  number  of each outside piece.  The letter “S” should precede the number of each numbered seal pouch. When available, the five-digit ZIP Code should be used instead of the 7-10 US  MAIL 14387482 PCf0710 Figure 7-10.—An example of a numbered tin band seal used to seal registered pouches. PCf0709 Figure 7-9.—An example of an EP-9, Registry Jacket Envelope.

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