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Figure 9-6—Examples of incoming and outgoing mail logs.
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Postal Clerk - Military guide to working in a post office
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Collection Schedules
Now turn to appendix 1 to check your answers. OUTGOING MAIL Learning  Objective:    Recall  the  procedures for collecting and preparing outgoing mail for dispatch. Now we will cover procedures for the processing and  makeup  of  outgoing  mail  at  all  MPOs.    The processing and makeup of mail is the first and most important step in the mail delivery cycle. This phase of operation involves the following: ·   Collecting raw mail ·   Facing the mail ·   Postmarking the mail ·   Sorting the mail ·   Pouching the mail ·   Traying letter mail or First-Class flats ·   Labeling pouches, letter mail, and flat trays By following the proper procedure for the above tasks, you will prevent unnecessary delay of the mail. FACILITIES FOR MAIL DEPOSIT Learning Objective:  Recall the recommended locations   for   placement   of   mail   collection boxes,   their   construction,   and   security requirements. If at all possible, you should not require persons to bring outgoing letter mail to the post office.   Aboard ship,  collection  boxes  should  be  installed  in  various spaces such as the crew’s living quarters, general mess, library,  CPO  mess,  wardroom,  or  any  other  area convenient  for  crewmembers. At  shore  activities, street-type collection boxes are placed in high-traffic areas that are easily accessible to the greatest number of  personnel.   One  box  should  be  placed  outside,  in front of the post office.  Other boxes may be placed in housing  areas,  near  the  galley,  BOQs  and  BEQs, exchange, and so forth. In addition to collection boxes, you should have a letter drop inside the station post office.   It should be located in a convenient place for your customers and for you when sorting, canceling, and casing mail.  For example,  if  your  post  office  mail  drop  were  directly below  one  of  your  finance  windows,  it  would  be inconvenient to everyone. The mail drop should be low enough and the slot made in such a way as to protect the mail and prevent it from being taken back out through the slot. COLLECTION BOXES Collection boxes aboard ship are usually supplied by   Commander,   Naval   Sea   Systems   Command (COMNAVSEASYSCOM), in the initial commission- ing allowance.   If, for any reason, the standard issue letter  collection  boxes  are  not  available,  or  if  you require   additional   collection   boxes,   it   may   be necessary to have them constructed. Sheet  metal  is  the  best  material  to  use  in  the construction   of   collection   boxes. With   slight modification, some containers can be good substitutes for the standard collection box. When  designing  collection  boxes  for  your  ship, you might pattern them after the collection boxes used by the USPS (see figure 9-7).  The design need not be elaborate to be functional.  A slot approximately 1 1/2 inches wide by 11 inches long will accommodate most letters, flats, and film mailers. When installing collection boxes, make sure they are secured in such a way as to discourage attempts to remove  them.   On  board  ship,  the  bolts  holding  the collection  box  may  be  welded  to  the  bulkhead  with nuts inside the box.  This way the box must be open to remove the nuts from the bolts. LOCKING DEVICES FOR COLLECTION BOXES A government issue (GSA), three position- tumbler, series-type lock is the best for collection boxes.  You can requisition this type of lock in quantities of 8 or 12, with a key for each lock and one master key that will open all the locks in the series.  One good security feature of this type of lock is that the key cannot be removed until the lock is secured.    This  prevents  the  possibility  of  leaving  the collection box unlocked when you pick up the mail.  If, for some reason, you cannot obtain the GSA series-type lock,  any  three  position-tumbler  type  of  lock  will  be adequate until you can acquire the GSA series-type lock. If you are the COPE for your post office, you are always responsible for the keys of your post office and collection boxes.   Keys to collection boxes should be placed in a secure area when the keys are not in use. 9-15

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