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Mail Classification
   Make sure the address label contains complete delivery   and   return   addresses   with   no punctuation except the hyphen in the ZIP + 4 Codes.    Provide proper mail classification endorsements,  appropriate  special  service markings,  or  other  important  instructions correctly on the address label or address side of the package. Individual  consolidated  mail  shipments  must  be packaged in accordance with the requirements in the DMM.  Other than First-Class Mail may be combined with First-Class Mail only when cost-effective.  Large paper envelopes or cartons may have the address and postage placed on the container or an address label. If a label is used, the postage meter tape or postage stamps must  overlap  the  upper  right  edge  of  the  label.   The words  consolidated  mail  or  the  letters  CM  must  be placed   immediately   below   the   return   address. Consolidated  mail  containers  are  to  be  opened  and sorted at the receiving mail center or in the addressee’s correspondence distribution center. CONSOLIDATION Consolidation is to combine in one container two or more pieces of mail directed to the same addressee or installation on the same day.  That one container is then sent to the addressee as one piece of mail.   The container may be a bag, envelope, box, or pouch that will  hold  two  or  more  pieces  of  mail.   Consolidated mail  is  a  reliable  way  to  ship  administrative  and operational   communications   or   logistical   items between   headquarters,   depots,   contractors, installations, and operational units.  The mail remains intact  while  in  transit,  which  reduces  the  number  of times the contents are sorted.  Consolidating mail also reduces the chances of misrouted and delayed mail. Consolidation  reduces  costs  because  postage  is paid on the total weight of the consolidated container. Postage  is  not  paid  on  each  separate  piece  of  mail within the container.  Under the postage rate structure, the  first  pound  is  the  most  expensive. As  weight increases, the cost per pound decreases.  The cost and weight  of  the  container  and  any  packaging  material must be considered in the mailing cost. Consolidated   mail   reduces   the   number   of individual official mailings and thus the Navy’s overall postage costs.  Consolidated official mailings must be made when they are cost-effective.  Some examples of cost-savings  gained  through  consolidation  are  as follows:    Five letters weighing an average of three-fourths of  an  ounce  each  are  consolidated  in  a  single letter-size envelope.   The cost if each is mailed individually  (with  current  postage  rates)  is $1.65,  but  if  they  were  consolidated  the  cost would be 99 cents.    Nineteen   letters   weighing   an   average   of three-fourths of an ounce each are consolidated in  one  large  envelope  endorsed  Priority.   Cost individually is $6.27 but if consolidated would be $3.20. To make the most of consolidation, each command must designate one office to process all outgoing mail. At   small   commands   this   can   be   the   command administrative  office. Shore  commands  with  large supply  departments  are  authorized  to  designate  two offices for processing outgoing mail.   One can be for processing  outgoing  administrative  type  of  official mailings and the other can be for processing outgoing logistics type of official mailings. Once  control  of  official  mail  is  established, cost-savings  will  be  realized. Frequently  survey outgoing mail to identify those addressees for whom several pieces of mail are normally generated.  Set up groups  of  separate  holdout  slots,  boxes,  or  bins  for those  repeat  addressees. This  will  allow  a  basic structure for consolidating outgoing mail. At a set time, just before final mail closeout each day, consolidate mail generated for repeat addresses. Consolidate by class of mail into the minimum number of official mailings possible.  At large shore activities, or  in  other  areas  where  several  naval  commands  are located, consider assigning one office to act as single point of consolidation for all outgoing official mail. The goal of consolidating official mail is to save the Navy resources and money.  Most Navy commands consolidate official mail, but there still may be a few areas requiring further attention. COLLECTION Official  mail  must  not  be  deposited  in  collection boxes.   The  senior  PC  must  advise  personnel  in  the command that official mail must be collected from unit mail  orderlies  or  clerks  who  work  in  the  office  that applies postage on the mail. 13-16

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