Quantcast Proof of Damage or Loss

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Preparation of Form PS 1000
enough  detail  to  determine  whether  the  value claimed is accurate.   Paid  repair  bills.   Estimates  of  repair  costs  or appraisals if the claim is for partial damage.  The USPS will not make payment for repair costs in excess of the original purchase price. NOTE:  It is best to describe the item in sufficient detail, otherwise the claim may be returned for more information. Claims  for  indemnity  cannot  exceed  the  amount for which the customer paid insurance, or the amount that  the  customer  actually  paid  for  the  article.    For example, if a customer purchased an item for $25.00 and insured the item for $100.00, they would only be allowed to claim $25.00 for the actual cost of the item. (They would have over-insured the article.) Likewise, if the customer purchased the item for $100.00,  and  only  insured  it  for  $25.00,  then  they would only be allowed to claim $25.00, because that was all the indemnity coverage they purchased. Proof of Damage or Loss If  the  addressee  files  a  claim  for  damage,  the addressee  must  take  the  item,  box,  wrapper  and  all packaging  materials  to  the  post  office.   If  the  sender files  the  claim  and  the  addressee  has  the  damaged article, the claim is sent to the addressee who must then present  the  item,  box,  wrapper  and  all  packaging materials to the post office for inspection. The   customer   may   retain   articles   that   are completely  damaged  and  have  little  or  no  salvage value.  If  the  customer  does  not  want  the  article,  the claims clerk in the presence of a witness destroys it. Articles with salvage value must be retained at the MPO for 90 days, then forwarded to the serving Mail Recovery  Center.   If  the  customer’s  claim  is  denied, return the article to the customer upon request. Retain damaged registered articles and packaging in  the  registered  mail  section  until  notified  by  the USPS Claims Processing Section, Accounting Service CTR, St Louis, MO. If an article is claimed to be lost, proof of the loss must be submitted before a post office accepts a claim. (Proof of loss is not required for Express Mail).  Any of the following is acceptable as proof of loss:   A claim form (PS Form 1000) completed by the addressee denying receipt or a letter or statement from  the  addressee,  dated  at  least  30  days  (15 days for registered mail) after the date the article was  mailed,  stating  that  the  addressee  did  not receive  the  article. A  copy  of  the  letter  or statement  must  be  attached  to  the  claim  form with evidence of value.   A statement from the post office of address (the post office of the addressee) stating that a delivery record is not on file.   To get this statement, the sender of the article must send a written request to the post office of address with a check or money order  for  an  amount  equivalent  to  the  delivery record fee listed in Module R of the DMM.  The fee will be reimbursed if the claim is paid.   The request must include the names and addresses of the sender and addressee, the insured or registered number, and the mailing date.   Overseas  MPOs  receiving  fees  for  claims information  must  forward  them  to  the  serving PFO.  Shipboard post offices must forward fees to the NPFO.  When forwarding fees to the PFO or NPFO, include a letter of explanation. Receipt for Article(s) Damaged in Mails (PS Form 3831) When an MPO retains a damaged article, PS Form 3831, Receipt for Article(s) Damaged in Mails, must be  prepared  in  duplicate  (see  figure  10-5).   Give  the original to the customer and attach the duplicate to the damaged article. Complete PS Form 3831 as follows: Block  1:    Enter  the  date  you  received  the  damaged article. Block 2:  Enter the name of the person from whom you received the damaged article. Block  3:   Enter  the  special  service  number  (obtained from the mailing receipt or wrapper). Block 4:  Enter the date the article was mailed. Block 5: Enter the location where the article was mailed (located on the mailing receipt or the postmark on the article). Block 6:  Enter the name of the person who mailed the article. Block 7:   Enter a detailed description of the article(s) received. Block 8:  Enter the name and address of the addressee as shown on the wrapper or mailing receipt. 10-8

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